MODUL PENGANTAR APLIKASI KOMPUTER MODUL 6

MEMBUAT SURAT OTOMATIS DENGAN MAIL MERGE

Pengertian Mail Merge

Mail merge atau surat massal atau sering juga disebut surat gabung adalah surat yang ditujukan untuk banyak orang, di mana setiap orang yang dikirimi surat tersebut akan menerimanya dalam keadaan asli, bukan salinan karena surat tersebut hanya dibuat sekali saja oleh si pengirim. Surat dibuat dalam sebuah dokumen utama atau yang sering disebut dengan dokumen master. Biasanya Mail Merge ini diperlukan di Sekolah untuk membuat SKHU sementara, SKKB, atau juga Kartu Siswa. Untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa sedikit, mungkin tidak perlu menggunakan fasilitas ini, Tapi untuk sekolah yang mempunyai jumlah siswa banyak, maka fasilitas ini diperlukan. Secara sederhana, Mail Merge merupakan penggabungan surat dengan satu format surat (satu halaman) tapi bisa di print sesuai dengan jumlah siswa dengan Nama dan identitas yang berbeda.

a. Pengertian Dokumen Master dan Sumber Data

Dokumen master adalah surat yang dibuat dengan format tertentu yang isinya sama antara surat yang satu dan surat lainnya. Sumber dataadalah kumpulan informasi mengenai data tertentu, misalnya nama dan alamat. Sebelum lebih lanjut mempelajari sumber data, Anda perlu mengenal istilah Field dan Record. Field adalah sekumpulan data yang sama jenisnya, misalnya field Nama, Tanggal Lahir, Alamat, dsb. Record adalah kumpulan beberapa field atau bagian yang utuh dari satu data yang berisi masing-masing field. Agar Anda lebih jelas memahami Field dan Record,

b. Langkah Membuat Mail Merge

1. Membuat Dokumen Master

Langkah paling awal untuk membuat surat massal dengan mail merge adalah membuat dokumen master yang berbentuk surat. Anda dapat mengetik master dokumen atau membuka dokumen yang sudah Anda miliki. Berikut ini adalah contoh dokumen master yang dibuat dengan Microsoft Office Word

kop Surat

SURAT KETERANGAN KELAKUAN BAIK

Nomor : ........................................

Yang bertandatangan di bawah ini Kepala SMK Al Hikma Kecamatan Teluknaga Kabupaten Tangerang Provinsi Banten, menerangkan bahwa: 

Nama :

NISN :

Tempat Tanggal Lahir :

Nomor Induk Siswa :

Siswa tersebut diatas berkelakuan baik selama belajar di SMK Al Hikma dan/atau selama di bawah pengawasan kami, dan tidak pernah terlibat tindakan kriminal, terlibat narkoba, atau hal-hal yang bersangkutan dengan pihak kepolisian.

Demikian surat keterangan kelakuan baik ini kami buat agar yang berkepentingan menjadi tahu adanya

Kab. Tangerang ... Juni 2016

KepalaSekolah, 

............................ 

NIP. .....................

Agar dokumen tidak hilang, pastikan menyimpannya terlebih dahulu ke komputer, misalnya dengan nama : “Surat SKKB 2016 ”.

Membuat database dan memodifikasi melalui fasilitas mail merge dengan benar

Ada beberapa cara untuk membuat tabel sumber data dalam Mail Merge yang nantinya akan digabungkan dengan dokumen surat utama. namun yang paling mudah buat dulu tabel sumber datanya. Tabel sumber data bisa di buat di Microsoft Office Word atau Microsoft Office Excel.

Tahapan untuk sumber datanya:

• Buat Tabel sumber data

• Simpan tabel tersebut dengan nama yang sesuai. contoh: "data siswa untuk SKKB"
• Buka kembali surat yang tadi di simpan dengan nama "Surat SKKB 2010" yang telah di buat. (dalam office 2007)
• Arahkan kursor ke menu mailing lalu klik kiri.
• Cari sub menu dengan nama "select recipient" dalam menu mailing